8 טיפים שהופכים כל אירוע חברה להפקה מושלמת
מתכננים אירוע חברה? רוצים לעשות יום כיף לעובדים כדי להזרים אנרגיה חדשה לארגון, או מסיבת ענק ללקוחות? יש כמה דברים שאתם חייבים לדעת כדי שיהיה לכם אירוע מוצלח.
קבלו 8 טיפים חובה ששווים זהב לארגון אירוע חברה מהצוות המקצועי של חוגגים הפקות – הצוות שארגן והפיק מאות אירועי חברה, אירועים עסקיים ואירועי ענק.
יום גיבוש או מסיבה ענקית – אירוע חברה שמשאיר אבק למתחרים
תכנון וארגון נכון של אירועי חברה הם השלבים החשובים ביותר להצלחת האירוע.
אבל כדי שתצליחו לארגן אירוע שמשאיר אבק למתחרים, כדי להכיר את כללי הזהב שעוזרים לכל חברת הפקות טובה להרים אירועי חברה מדהימים:
- בוחרים סוג של אירוע חברה
יש המון סוגים של אירועי חברה: מיום כיף, דרך מסיבת חוף או סופ"ש בחו"ל ועד יום עיון לעובדים.
אז רגע לפני שאתם מחליטים מה הכי בא לכם לעשות בשביל העובדים, או הלקוחות שלכם, בדקו קודם איזו מטרה האירוע צריך להשיג:
אירועי חברה יכולים להרים את המורל, לחזק את רוח הצוות ולתת פוש של אנרגיה לעובדים.
הם יכולים גם לאפשר לכם להעשיר את העובדים ולתת להם ידע מקצועי, לארגן גיבוש חברתי בין מחלקות יריבות או לחזק את הקשר שלכם עם לקוחות חשובים.
אירועים שונים יכולים להשיג מטרות שונות ולכן כדאי לבדוק מראש – איזה סוג של אירוע יכול לתת לכם מענה מדויק למה שהארגון שלכם צריך.
- מכירים את קהל היעד שלכם
קהל היעד של האירוע יקבע במידה רבה אם התוכנית שלכם תהיה הצלחה או כישלון.
אתם לא יכולים להחליף את קהל היעד, אז חשוב שתבינו איך להתאים את האירוע לקהל היעד הקיים, תוך שאתם ממשים את מטרות האירוע.
נסו להגדיר את העדפות קהל היעד לפי גילאים, תחומי עניין, מצב משפחתי ועוד. אפשר אפילו לעשות סקר בקרב העובדים ולבדוק איזה סוג של אירועי חברה הם מעדיפים.
- מתכננים את הבסיס לאירוע
עוד לפני שאתם מחליטים איזה קייטרינג להזמין, איפה לעשות את האירוע ואיזה לוח זמנים יהיה לכם בדיוק, הכינו תוכנית כללית, שבה תכתבו אילו אלמנטים יהיו באירוע, אם אתם רוצים אטרקציות, או מופע, ארוחה חגיגית או מסיבת קוקטייל, כמה זמן בערך הוא יימשך, איפה בערך הוא מתקיים וכמה משתתפים יהיו.
- תכנית אירוע עם כל הפרטים
עכשיו שיש לכם בסיס ואתם יודעים פחות או יותר לאן האירוע מתקדם, אפשר להכין תוכנית מפורטת ולמלא את המידע החסר:
סוג הכיבוד שאתם רוצים להגיש, סוג המוזיקה, המיקום, ספקים אפשריים, תקציב מדויק, אורך האירוע ולוח זמנים מסודר.
זה המקום לחשוב על סדרנים, מאבטחים, חובשים, שירותים, הסעות, אישורי משטרה לפי הצורך וכל האלמנטים התפעוליים שיעשו את האירוע נעים, בטיחותי ונוח.
- צילום ותיעוד
כדאי להביא צלם מקצועי לאירוע, שיתעד את החגיגה בצילומי סטילס ווידאו.
זה לא רק למזכרת, כי אם גם ליחסי ציבור, לטובת עובדים שירצו להצטרף לארגון שלכם בעתיד, לסרטוני תדמית של הארגון ועוד.
- כיבוד מתאים לאירוע
כיבוד הוא מרכיב הכרחי בכל אירוע, בין אם אתם מתכננים להגיש כיבוד קליל ושתיה או שאתם מתכננים ארוחה מלאה ומפנקת.
כדאי להתחשב במשתתפים עם צרכים מיוחדים כמו צמחוניים, טבעוניים, רגישים לגלוטן וכן הלאה, תוך שאתם מקפידים לבחור ספק כיבוד מתאים לאופי האירוע.
- הקפדה על הפרטים הקטנים
המאפיין הכי חשוב של חברת הפקות אירועים ממש טובה, היא הקפדה על הפרטים הקטנים.
כל הדברים האלה שבדרך כלל לא לוקחים בחשבון, אבל מפיק אירועים מנוסה כבר שוחה בהם כמו דג במים.
למשל מגבות ממותגות באירוע שיש בו כניסה למים, סידורי ישיבה נוחים לאירוע בטבע, הצללה מתאימה לכמות המשתתפים ועוד.
אם לא לקחתם חברת הפקות טובה, כדאי שתעשו שיעורי בית ותנסו לחשוב על כל האלמנטים שצריכים להיות באירוע ממש מוצלח.
- תנו למטרת האירוע להוביל אתכם
כשאתם מתכננים ומארגנים את האירוע, בדקו בכל שלב – אם האלמנטים שאתם מתכננים משרתים את המטרה.
כך תוכלו להפיק אירוע שהוא לא רק מוצלח ומהנה בטירוף, אלא גם מקדם את הארגון שלכם בצורה אפקטיבית.
חוגגים הפקות – כל מה שצריך לאירועי חברה במקום אחד
צוות חוגגים הפקות חי ונושם אירועי חברה, אירועים עסקיים ואירועים פרטיים בכל סדר גודל, כולל אירועי ענק לרשויות מקומיות ולכל מי שרוצה לעשות שמח.
ובעצם, הטיפ הכי חשוב שאנחנו יכולים לתת לכם לקראת ארגון ותכנון של אירוע חברה מוצלח זה –
קחו חברת הפקות שלוקחת אתכם באופן אישי, מתייחסת אליכם כמו שותפים ועושה הכל כדי שתקבלו אירוע חלומי ובלתי נשכח מכל הבחינות.
צרו קשר למידע נוסף!
